Beranda / Super Admin / Approval Transaksi

Aktivasi Instan EO: Panduan Validasi Pembayaran & Approval Transaksi

Verifikasi dan Approval Transaksi adalah fitur manajemen keuangan terpusat yang digunakan oleh Super Admin untuk memvalidasi pembayaran tagihan paket langganan maupun add-on yang diajukan oleh kustomer (Event Organizer). Melalui modul ini, Super Admin melakukan pencocokan manual bukti transfer bank yang diunggah kustomer dengan mutasi rekening bank riil sebelum memberikan persetujuan sistem. Setelah disetujui, sistem secara otomatis mengaktifkan paket, melepas limit kuota, membuat lisensi plugin, dan melayangkan notifikasi WhatsApp secara real-time.

Skenario Alur Pembayaran & Aktivasi

Ketika sebuah Event Organizer (EO) melakukan pemesanan paket Growth Plan seharga Rp500.000 melalui dasbor mereka, status transaksi awal di sistem adalah pending. EO kemudian melakukan transfer bank dan mengunggah foto struk bukti bayar. Sebagai administrator penyedia layanan, Anda cukup memverifikasi mutasi dana masuk pada aplikasi perbankan Anda. Jika dana sudah masuk, Anda melakukan approval di panel admin. Dalam hitungan detik, masa aktif paket EO tersebut diperpanjang otomatis dan lisensi WordPress mereka langsung aktif.

Fitur Unggulan Pengelolaan Transaksi

  • Otomasi Aktivasi Paket: Sistem secara otomatis menerbitkan record user_subscriptions baru, menghitung masa aktif sesuai durasi paket, dan mereset status menjadi aktif setelah disetujui.
  • Otomasi Lisensi Plugin WP: Integrasi langsung yang secara otomatis men-generate lisensi plugin kustomer saat transaksi paket utama dinyatakan lunas (approved).
  • Distribusi Kuota Add-on Dinamis: Mendukung penambahan kuota ekstra (tamu, staff, souvenir, perpanjangan waktu) secara instan ke subscription kustomer yang sedang berjalan.
  • Notifikasi WhatsApp Instan: Mengirimkan pesan konfirmasi sukses otomatis ke nomor WhatsApp EO sesaat setelah status transaksi diubah menjadi paid.
  • Fitur Pembatalan & Refund Aman: Menyediakan sistem penarikan kembali (revoke) otomatis yang membekukan paket langganan dan mengurangi kuota add-on jika kustomer mengajukan pengembalian dana (refund).

Panduan Langkah Approval & Penolakan

1. Memeriksa Antrean Transaksi Masuk

Masuk ke panel kontrol Super Admin Anda. Pada menu samping kiri, navigasikan ke menu Admin Panel dan pilih sub-menu Transaksi. Halaman ini akan menampilkan seluruh daftar pesanan dengan filter status (Pending, Paid, Rejected, Refunded).

2. Menganalisis Bukti Transfer

Cari transaksi yang memiliki status Pending atau Awaiting Verification. Klik tombol Detail pada kolom aksi transaksi bersangkutan untuk melihat rincian pemesanan, invoice, nominal transfer (termasuk kode unik jika tersedia), serta lampiran gambar struk bukti transfer yang diunggah oleh EO.

Tampilan Detail Transaksi dan Bukti Pembayaran

Visual: Halaman rincian detail transaksi kustomer yang memuat data paket, bukti transfer struk pembayaran, dan panel kontrol refund.

3. Mengeksekusi Approval (Persetujuan)

Setelah melakukan pencocokan mutasi rekening perbankan Anda dan memastikan dana telah masuk, klik tombol Approve (Terima Pembayaran) yang berwarna hijau pada halaman detail transaksi. Sistem akan memproses langkah otomatisasi aktivasi paket, membuat lisensi kustom, dan mengirimkan pesan konfirmasi sukses ke WhatsApp EO.

4. Mengeksekusi Penolakan (Reject)

Apabila bukti transfer yang diunggah tidak terbaca, nominal tidak sesuai, atau tidak ditemukan dana masuk pada mutasi rekening bank Anda, klik tombol Reject (Tolak Pembayaran) yang berwarna merah. Sistem akan menampilkan kolom input untuk memasukkan alasan penolakan secara spesifik. Alasan ini akan dikirimkan secara otomatis ke nomor WhatsApp EO agar mereka dapat mengunggah ulang bukti pembayaran yang valid.

5. Pengelolaan Refund & Pembatalan Otomatis (Revoke)

Apabila kustomer mengajukan pembatalan pesanan setelah disetujui, Super Admin dapat memprosesnya melalui mekanisme pembatalan terpadu:

  • Proses Refund: Cari transaksi berstatus paid yang ingin dibatalkan, masuk ke halaman detail, lalu klik tombol Proses Refund. Status transaksi akan diperbarui menjadi refunded.
  • Otomasi Pencabutan Akses (Revoke): Begitu status berubah menjadi refund, sistem secara otomatis menjalankan script pencabutan akses di latar belakang:
    • Masa berlaku paket langganan EO akan langsung dipotong kembali ke tanggal hari ini dan status subscription diubah menjadi expired.
    • Jika transaksi berupa add-on kuota, kapasitas kuota tambahan (tamu/staff/souvenir) akan langsung dikurangi dari batas maksimum subscription kustomer secara otomatis.

6. Mengelola Pilihan Metode Pembayaran Global

Super Admin dapat menentukan ke bank mana saja kustomer harus mengirimkan dana transfernya dengan mengatur daftar rekening pembayaran global langsung dari halaman transaksi:

Tampilan Modal Pengaturan Rekening Super Admin

Visual: Jendela modal kustom Pengaturan Rekening untuk menambahkan bank transfer, drag & drop urutan, dan menghapus metode pembayaran.

Langkah Konfigurasi:

  1. Akses menu Admin Panel > Transaksi di dasbor utama Super Admin.
  2. Klik tombol Pengaturan Rekening yang terletak di kanan atas tabel transaksi.
  3. Jendela modal pengaturan akan terbuka. Di sini Anda dapat:
    • Menambah Rekening: Klik tombol + Tambah Rekening lalu isi Nama Bank, Nomor Rekening, dan Nama Pemilik Rekening.
    • Mengatur Urutan: Gunakan fitur seret dan lepas (drag and drop) dengan menekan dan menggeser ikon garis di sebelah kiri nama bank untuk mengurutkan prioritas pembayaran.
    • Menghapus Rekening: Klik ikon tempat sampah merah di sisi kanan rekening jika tidak lagi digunakan.
  4. Klik tombol Simpan Pengaturan untuk mengunci konfigurasi pembayaran. Pilihan bank ini akan langsung tampil secara interaktif pada halaman checkout EO saat mereka melakukan pemesanan paket baru.

FAQ & Troubleshooting

T: Apakah kustomer tetap dapat menggunakan sistem jika transfer sudah dilakukan tetapi Admin belum menyetujuinya?

J: Tidak. Sistem membatasi akses dasbor EO dan proses check-in tamu apabila paket langganan mereka berstatus kedaluwarsa, meskipun EO telah mengunggah bukti bayar. Oleh karena itu, Super Admin disarankan memiliki waktu operasional harian yang teratur untuk memeriksa antrean transaksi tertunda.

T: Bagaimana jika WhatsApp notifikasi pembayaran gagal terkirim karena nomor tujuan tidak aktif?

J: Kegagalan pengiriman notifikasi WhatsApp tidak akan memblokir atau membatalkan proses approval sistem. Paket langganan EO tetap aktif dan dapat langsung digunakan. Anda dapat memantau riwayat pengiriman notifikasi WA transaksi pada menu log sistem.

T: Bisakah Super Admin memberikan paket berlangganan secara cuma-cuma tanpa ada transaksi?

J: Ya. Melalui halaman detail pengguna di panel Super Admin, Anda memiliki wewenang penuh untuk menambahkan masa aktif langganan atau mengaktifkan paket secara langsung pada profil EO bersangkutan tanpa melalui proses checkout/transaksi.

Pelajari Selanjutnya